Wie ziehen 1900 Mitarbeitende aus 15 verschiedenen Gebäuden und 750 hochsensible Apparate aus rund 500 Labors in 32 neue, 15 000 m2 grosse Laborgeschosse um? Genau: durch Digitalisierung.
Die Herausforderung: Komplexe Umzugslogistik beherrschen
Der Transfer der Roche-Laborlandschaft in das pRED Center stellte Amberg Loglay als Logistikplanerin vor eine komplexe Herausforderung. Bereits in der Planungsphase 2022 zeigte sich: Klassische Methoden stossen bei diesem Umzug an ihre Grenzen. Gefordert waren exakte Planung, lückenlose Transparenz und die Steuerung komplexer Abhängigkeiten von Forschungsgeräten.
Zusätzlich koordinierte das Planungsteam rund 100 Technikdienstleister, IT-Support und Umzugsleute. Insgesamt packten 500 Beteiligte zu unterschiedlichen Zeitpunkten mit an. Auch der Zeitdruck aus der Wissenschaft war hoch: Maximal 11 Tage pro Abteilung waren gegeben, damit die Forschungsarbeiten mit möglichst geringen Unterbrechungen weiterlaufen konnten. «Die Vorplanung war aufgrund all dieser Komponenten enorm aufwendig», sagt Ronald Schröder, Projektleiter bei Amberg Loglay, der den Umzug als Logistikexperte begleitete.
Massgeschneiderte Lösung aus der Praxis
Um die Vielzahl an Abhängigkeiten effizient zu eruieren, zu planen und steuerbar zu machen, war ein digitales Tool notwendig. «In Excel-Tabellen oder gewöhnlichen Tools wäre diese Komplexität gar nicht darstellbar gewesen», sagt Ronald Schröder. So entwickelte Amberg Loglay parallel zur Umzugsplanung die Softwarelösung MOVEit. Mit ihren Funktionen lassen sich Probleme und Herausforderungen eines Laborumzugs reibungslos lösen. «Mit MOVEit konnten wir den gesamten Ablauf präzise planen und dokumentieren», erklärt Roland Schröder. «Nur so stellten wir sicher, Verzögerungen und damit erhebliche finanzielle Auswirkungen zu minimieren.»
MOVEit – die Schlüsseltechnologie im Mittelpunkt
MOVEit wurde für das ganze Planungs- und Umzugsteam zum zentralen Planungstool, um die komplexe Umzugslogistik effizient zu managen. Besonders anspruchsvoll: Die hochsensiblen Forschungsgeräte, die empfindlich auf kleinste Erschütterungen, Temperaturschwankungen oder Staub reagieren. Spezialisten und Spezialistinnen bereiteten sie deswegen sorgfältig für den Transport vor. «Teilweise mussten zudem verschiedene Vorarbeiten am neuen Standort verrichtet werden, bevor die Geräte installiert werden konnten», so Ronald Schröder. «Entsprechend vielschichtiger und komplexer wurden die zu koordinierenden Arbeitsschritte.»
An dieser Problematik setzt MOVEit an: Die Software macht Abhängigkeiten sichtbar, verbindet alle relevanten Daten und schafft damit die Basis für eine vorausschauende Planung. Das minimiert Risiken und vermeidet Verzögerungen. Ronald Schröder fasst es mit einem treffenden Vergleich zusammen: «Im Grunde genommen gleicht Umzugslogistik einem kontinuierlichen 4D-Tetris, das bis eine Woche vor dem Umzugstermin flexibel auf mehr als 50 technische, betriebliche und logistische Reaktionen reagieren muss.»
Weiter entwickelte sich daraus eine komplett neue Vorgehensweise, verschiedene Standorte an einem neuen Ort zusammenzuführen: Statt wie üblich ein Labor nach dem anderen umzuziehen, wurden jeweils ganze Teams parallel aus 15 verschiedenen Gebäuden auf ihre jeweilige Etage verlagert. «So erschlossen wir innerhalb weniger Tage jeweils komplette Etagen mit dem grossen Vorteil, dass die Forschungsabteilung mit kurzen Unterbrechungen nahezu ungestört weiterarbeiten konnte», erklärt Roland Schröder weiter.
MOVEit als Gamechanger
Noch deutlicher zeigte sich das Potenzial von MOVEit in der praktischen Umsetzung. Mit der Einführung der MOVEit Lab Mobile App konnten erstmals alle Laborgeräte inklusive technischer Details digital inventarisiert werden. Kurz darauf kam die Webapplikation hinzu, die allen Beteiligten eine stets aktuelle Datenbasis zur Verfügung stellte.
Besonders überzeugend waren die Funktionen im laufenden Betrieb:
- Digitale Inventarisierung: Jedes Laborgerät wurde erfasst, einschliesslich Transportanforderungen, Sicherheitsvorgaben und Installationsvorgaben.
- Single Source of Truth: Eine zentrale Webplattform, die alle umzugsrelevanten Informationen aktuell und für alle Beteiligten verfügbar machte.
- Interaktive Planung: Forschende konnten ihre Geräte per Tablet oder Smartphone selbst verorten. Das führte zur passgenauen Planung der neuen Labore.
- Maximale Transparenz: Abhängigkeiten zwischen Geräten, Laborgruppen und Transportwegen wurden erfasst und digital dargestellt. Engpässe liessen sich dadurch frühzeitig erkennen und umgehend lösen.
Dank paralleler Entwicklung während des Projekts entstand nach und nach eine passgenaue Lösung für das Umzugsprojekt. «Der Druck war hoch, da das Fertigstellungsdatum der Software mit dem Umzug gekoppelt war», sagt Schröder. «Die Kompetenz unseres Entwicklungsteams und die starke, bereichsübergreifende Zusammenarbeit waren der Schlüssel zum Erfolg.»
Der Erfolg des Roche-Umzugs dank MOVEit
Nach monatelanger Vorbereitung startete der Umzug – gesteuert und unterstützt durch MOVEit. Alle Beteiligten griffen auf aktuelle Informationen zu, nahmen Anpassungen sofort vor und steuerten den Fortschritt sowie Arbeiten über ein zentrales Dashboard. Das Ergebnis: In nur zehn Monaten war der Roche-Umzug abgeschlossen – effizient, pünktlich, kostenoptimiert und mit deutlich weniger Fehlerquellen. «Rückblickend lässt sich sagen, dass der Einsatz von MOVEit den gesamten Prozess revolutioniert hat», resümiert Ronald Schröder. Dieses Projekt zeige zudem auf eindrucksvolle Weise, dass Forschung und Innovation unaufhaltsam sind, wenn kluge Köpfe, Technologie und mutige Entscheidungen zusammentreffen.
Im Anschluss entwickelte Amberg Loglay die Software weiter und lancierte unter anderem MOVEit Office, das nebst Arealverlagerungen auch auf Umzüge von Büros und Banken anwendbar ist. Somit sorgt MOVEit auch in Zukunft dafür, dass komplexe Umzugsprojekte einfacher und sicherer zum Erfolg führen.
